E-Rechnung neu ab 2013 – digitale Signaturen nur mehr optional?

Ab Jänner 2013 wird sich die Rechtslage bei elektronischen Rechnungen deutlich vereinfachen. Die zwingende Verwendung von digitaler Signaturen wird durch die neue Gesetzeslage nicht mehr notwendig sein!

Bisher (seit 2003) mussten alle elektronischen Rechnungen mit “sicheren” oder “fortgeschrittenen digitalen Signaturen” versehen bzw. über EDI-Verfahren zu übermittelt und danach auch entsprechend aufwendig archiviert werden, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Das hat dazu geführt, dass relativ wenige Unternehmen entsprechende Lösungen implementiert haben und vor allem EPUs und KMUs sowohl vom Versand als auch vom Empfang elektronischer Rechnungen Abstand genommen haben.

Ab 1.1.2013 werden nun neben den bereits erlaubten bestehenden Signaturlösungen (die nach wie vor gültig bleiben werden) auch elektronische Rechnungen ohne elektronische Signaturen zugelassen, sofern es im Betrieb des Rechnungsempfängers ein sogenanntes “Innerbetriebliche Steuerungsverfahren” für die Kontrolle der eingehenden elektronischen Rechnungen gibt. Dabei steht das Finanzministerium offenbar auf dem Standpunkt, dass alle Rechnungen unabhängig vom  verwendeten Format und von der Form der Übermittlung vor der Bezahlung sowieso mit der notwendigen kaufmännischen Sorgfalt geprüft werden und es im Allgemeinen reichen sollte diesen Prüfprozess einmal schriftlich festzuhalten, um im Falle einer Steuerprüfung dies dann den Finanzbeamten erläutern zu können.

Die elektronischen Rechnungen umfassen dann auch die per Fax übermittelten Rechnungen, die somit weiter erlaubt bleiben. Bei der Übermittlung und bei der Verwendung der Formate ist vieles – wenn nicht alles – erlaubt. So ist neben der Verwendung von Fax auch ein E-Mail mit einem PDF im Attachment, Textfiles, XML-files, JPGs oder andere Bildformate denkbar und auch Download von Portalen, Übersendung auf Datenträgern oder andere elektronische Übermittlungen möglich und dies jeweils auch mittels unsignierten Dateien. Es wird auch erlaubt mehrere Formate parallel zu verwenden (z. B. PDF und XML) wobei dabei nur in beiden Rechnungen ein entsprechender Verweis notwendig ist (dies ist auch beim Duplikatsversand wichtig!), um die Umsatzsteuer nicht doppelt abführen zu müssen.

Unabhängig vom verwendeten Format und der Übermittlungsmethode muss die Rechnung natürlich alle notwendigen Rechnungsmerkmale lt. § 11 UStG enthalten, die auch auf Papierrechnungen notwendig sind und zusätzlich muss gewährleistet sein, dass sie für den Rechnungsempfänger prüfbar ist (z. B. mit einem PDF-Reader).

Dies füht dazu, dass die derzeitige Ungleichbehandlung von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen nun dahingehend bereinigt wird, dass das Finanzministerium in Österreich elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signaturen zulässt, wenn vom Rechnungsempfänger glaubhaft gemacht werden kann, dass die übermittelten elektronischen Rechnungen mit der notwendigen Sorgfalt geprüft werden (z.B. gegen Bestellunterlagen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, etc.). Bei der Archivierung wird eine Änderung des Formates der Rechnung bei elektronischer Archivierung bzw. die Aufbewahrung eines Ausdruckes auf Papier erlaubt, was vor allem Klein- und Kleinstunternehmen entgegenkommt.
Das Damoklesschwert des drohenden Verlusts des Vorsteuerabzugs bei unsignierten elektronischen Rechnungen wird dadurch weitgehend entschärft und vor allem kleineren Unternehmen werden durch die kommenden Gesetzesänderungen die Einsparungspotenziale der elektronischen Rechnungslegung und des -Versands eröffnet.

Mit diesem Schritt einer kleinunternehmerfreundlichen nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie in Österreich hat das BMF bewiesen, dass es technische Innovationen fördern will und nicht vor Paradigmenwechseln zurückschreckt.

Es bleibt abzuwarten inwieweit sich durch die Änderung der Rechtslage die Zahl der elektronisch versandten Rechnungen ab 1.1.2013 erhöhen wird. In der OCG werden wir jedenfalls im Laufe des nächsten Jahres schrittweise auf elektronische Rechnungslegung umstellen.

Parallel zu den Änderungen in der Gesetzgebung ermöglicht der Bund ab 2013, die elektronische Rechnungszustellung an alle Bundestdienststellen und schreibt das ab Jänner 2014 für alle Rechnungsleger verbindlich vor. Akzeptiert werden nur strukturierte Rechnungen in 2 vordefinierten Formaten (XML-ebInterface bzw. UBL-PEPPOL). Zu diesem Zweck wird es möglich sein im Unternehmensserviceportal elektronische Rechnungen an den Bund über Formulare, Upload oder über ein Webservices einzubringen.

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Eine Antwort auf E-Rechnung neu ab 2013 – digitale Signaturen nur mehr optional?

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